Oldenburg Stadt Traineeblog

…wer, wie, was, wieso weshalb warum…

Thema: Eventplanung

Vom Trainee-Kurs-Eversten
am 16.11.2020

„Der, die, das, wer, wie, was, wieso, weshalb, warum – wer nicht fragt bleibt dumm!“ so hieß es in der Titelmusik der früheren TV-Senung „Sesamstraße“. Und so einfach dieser Text auch ist, so passend ist er für unser Thema, denn jede Aktion, jede Veranstaltung muss geplant und vorbereitet sein.
Aber wie geht das? Wie strukturiere ich meine Planungen? Woran muss alles gedacht werden, damit es eine tolle Veranstaltung wird, bei dem sich jede*r wohlfühlt? Genau darum geht es bei der Eventplanung.

Die Top3-Aussagen:

1. Die W-Fragen bringen Dich weiter!

Die Beantwortung aller W-Fragen (wer, was, wie, wo, wohin, weshalb, wieso, womit, …) stellt eine gute Basis für eine fundierte und gute Planung dar. Auch wenn vielleicht nicht alle Fragen direkt Event relevant sind, so sind sie aber z.B. hilfreich, wenn Du gefragt wirst: Warum macht ihr das so und das so?
Zentrale Fragen sind u.a.:

Was?
Was soll geschehen? Was willst Du machen?

Wer?
Welche Personen sind direkt und indirekt betroffen? (z.B.: Konfis, Pastor*innen, Teamer*innen; Eltern von Konfis, Küster*innen und Hausmeister*innen und…)

Wann?
Hier geht es um Jahr, Monat, Woche, Tag, Stunde, vielleicht aber auch Jahreszeiten, Wetter, Lichtverhältnisse…

Wo?
In welchem Haus? Welchen Räumen? Wer muss darüber informiert oder befragt werden? Muss ich Verträge unterschreiben und wer kann das machen?…

Wie?
Welche Methode soll zum Einsatz kommen? Wie soll das Ziel der Aktion erreicht werden?

Womit?
Welche Dinge werden zur Durchführung gebraucht? Sind alle da oder muss ich noch etwas besorgen? Wo bekomme ich die her? Wann packen wir das Material zusammen? …

2. Jeder einzelne W-Fragen Aspekt wirft weitere W-Fragen auf. Darum immer möglichst konkret weiterdenken.

Die Antwort auf die W-Frage „Wer“ könnte z.B. sein: Der aktuelle Konfis-Jahrgang. Aber, wenn die Konfis zu einem besonderen Termin und Ort kommen sollen, dann brauche ich u.U. die Einverständnisserklärung der Eltern, dann ist die Frage: WAS muss da drinstehen? WIE bekommen die Eltern das Schreiben und bis WANN brauche ich das zurück?
Oder wenn Die Antwort auf die W-Frage „Was“ lautet: Spielespielen, dann muss weitergedacht werden: Welche Spiele? Wer leitet sie an? Was braucht man dafür? Wie lange dauert ein Spiel mindestens/maximal? Wo spielen wir? Auf welche Sicherheitsdinge muss geachtet werden? …

3. Halte es fest und schreibe es auf!

Gute Hilfsmittel sind:
Mind-Maps, (eine Stichwortsammlung zu allen Aspekten, die dir Zum Thema einfallen. Die Aspekte werden jeweils zu den jeweiligen Strängen der Themen geschrieben)
Listen, z.B. mit den W-Fragen, die dann im Planungstreffen ausgefüllt und weitergefragt werden und Protokolle über die getroffenen Absprachen. Vor allem in langfristigen Planungen ist es sehr hilfreich das, was schon besprochen wurde auch festzuhalten. So vergisst man auch keine offenen Aufgaben und Punkte.

Und noch ein Tipp: Stelle die Idee mal einer anderen Person vor, die nicht beteiligt ist und bitte sie um Rückmeldung, ob das verständlich, sinnvoll und vollständig ist?

Die ausführlichen Inhalte zum Thema findet Du in deiner ejoPRO-Gruppe. 

Spiel des Abends

Aktuelle Musiktitel raten:
10 Musiktitel wurden eingespielt und die Trainees mussten möglichst schnell den Titel (und wenn möglich auch die Interpreten) nennen.
(Der Kursabend fand in einer Video-Konferenz statt. Normalerweise hören die Teilnehmenden die Titel und rennen dann (wenn sie es wissen) zu einem Buzzer. Wer diesen zuerst drückt, darf den Tiel sagen. Das musste natürlich an diesem Abend entfallen.)

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